¿Cómo optimizar la gestión de las notificaciones electrónicas? Claves para elegir la tecnología más adecuada
En la era digital, las Administraciones Públicas (AAPP) están adoptando cada vez más las notificaciones electrónicas para comunicarse con las empresas. Esto supone un paso más en el avance hacia una Administración electrónica, lo que trae consigo oportunidades y desafíos en la gestión de las notificaciones electrónicas.
Actualmente, la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú) facilita a los ciudadanos, las empresas y grandes destinatarios el acceso a todas las notificaciones y comunicaciones electrónicas. De esta forma, a través del portal DEHú, se pueden gestionar las notificaciones pendientes de comparecer y consultar las que ya se han comparecido; así como leer las comunicaciones que emitan los distintos organismos emisores.
Una solución profesional para la gestión de estas notificaciones puede ofrecer ventajas, como:
- Ahorro de tiempos y reducción de errores, al evitar sanciones económicas y a economizar tiempos de tramitación
- Agilidad y eficiencia al vigilar en una sola aplicación múltiples las notificaciones procedentes de múltiples AAPP.
Sin embargo, el proceso de consulta y aceptación de las notificaciones incorpora aspectos críticos como la seguridad tecnológica y legal. A continuación, analizamos las claves para elegir la tecnología más adecuada teniendo en cuenta estos aspectos.
Gestión de notificaciones electrónicas: qué buscar en una solución profesional
La elección de una solución profesional adecuada es clave para el éxito en la gestión de las notificaciones. Por eso, enumeramos las principales características que estas herramientas deberían ofrecer.
En primer lugar, la solución debe garantizar la recepción de las notificaciones con las debidas condiciones de seguridad tecnológica y legal. Para ello, es esencial:
- Utilizar el canal oficial de recepción de notificaciones, DEHú, que permite recibir vía API las notificaciones oficiales con los certificados de los que somos titulares o apoderados habilitados como Gran Destinatario.
- Contar con soluciones que gestionen de forma segura y legal los certificados utilizados para autenticarse ante las AAPP. Los certificados empleados para la autenticación y comparecencia de las notificaciones deben estar sujetos al control del titular para prevenir riesgos legales y tecnológicos como la suplantación de identidad o una operación sin validez jurídica.
Así, evitaremos los métodos de acceso inseguros a las notificaciones con consultas automatizadas a páginas web. Estos accesos pueden tener graves consecuencias: dejar de recibir los correos de cortesía de las AAPP, no acceder a las páginas de descarga cuando se modifiquen, recibir notificaciones electrónicas de orígenes sospechosos (phishing) o perderse por clasificarse como spam.
Otro aspecto relevante que considerar es que permitan automatizar el proceso de notificación para ahorrar tiempo y reducir errores en la gestión de las notificaciones. Para ello, conviene evaluar el rendimiento de la solución, el tiempo de descarga de las notificaciones y que disponga de las funcionalidades necesarias para una gestión profesional (alertas, filtros, auditoría, permisos, compartir con terceros, etc.)
Gestión en tiempo y forma
Evitar riesgos de extravío y reducir los tiempos y recursos son factores esenciales a la hora de elegir una solución. Para ello, es importante que la recepción de estas se realice a través del canal oficial (DEHú) y se centralicen para un pleno control de todas las operaciones.
Además, funcionalidades como establecer alertas, asignar responsables, compartir con terceros, cambiar estados, automatizar tareas e incorporar documentos son esenciales para reducir tiempos en la gestión.
Operaciones con plena validez jurídica
Como hemos comentado, es necesario interactuar con las AAPP como Gran Destinatario y/o apoderado, de modo que siempre seas tú quien realiza los actos jurídicos, sin suplantaciones ni riesgos de validez legal.
De este modo, se evita el uso indebido de la identidad digital propia o de los clientes y se cumple con la normativa legal:
- Protección de datos (Reglamento europeo RGPD, Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos y garantías de los derechos digitales).
- Administración electrónica (Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las AA.PP. y Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público).
- Identidad y firma electrónica (Reglamento europeo 910/2014, de Identidad electrónica y servicios de confianza y Ley 6/2020, reguladora de determinados aspectos de los servicios de confianza)
Asegurar la recepción de las notificaciones
Que la plataforma facilite todas las notificaciones en un panel de control es otro factor importante. Además, enviar correos con avisos y alertas, conocer el estado de las operaciones y consultar el historial de acciones realizadas son características que aportan el necesario control.
Otra utilidad interesante es que permita compartir y dar permisos a empleados, colaboradores y clientes a las operaciones o documentos que se consideren.
Prevención de robo o suplantación de identidad.
Un punto clave que es necesario verificar es el almacenaje de los certificados. Esto debe realizarse en una bóveda segura a la que solo se facilita el acceso de acuerdo con los permisos asignados.
De esta forma, nadie puede realizar acción alguna con los certificados si previamente no se han otorgado tales derechos.
Debe ser el titular quien mantenga siempre el control del certificado y quien, en cualquier momento, pueda modificar o revocar tales derechos.
Avisos son reales (sin phishing ni suplantación)
Además de que la recepción de notificaciones se autentique en DEHú con el certificado digital del Gran Destinatario para asegurarte de que todo lo que veas allí es cierto y proviene del canal oficial, puedes informarte sobre si los mecanismos de identificación y autenticación que utilizan cumplen las normas europeas (Decisiones de Ejecución de la UE desarrollando el Reglamento eIDAS).
Gestión de notificaciones electrónicas: profesional, segura y eficiente
Las notificaciones electrónicas de las AAPP son una realidad que exige una gestión profesional, segura y eficiente. Antes de contratar una solución es necesario chequear que te permita recibir, gestionar y responder a las notificaciones con todas las garantías tecnológicas y legales.
Esto es especialmente importante para las asesorías y los despachos profesionales. Una solución de gestión adecuada les permitirá comunicarse con el cliente y la adminsitración de forma rápida y eficaz, gracias a centralizar toda la información en una sola plataforma y cumpliendo siempre con el nuevo sistema obligatorio de notificaciones electrónicas.