La implantación de la factura electrónica ofrece claras ventajas económicas y de gestión para el tejido empresarial. En el marco de la III Edición del efacturaforum, Ana Mato, presidenta de AECEM, enumeró, en sus palabras de bienvenida a este evento, varias ventajas que trae consigo la facturación electrónica. Además, recomendó a las pymes y autónomos a implantar este sistema de facturación cuanto antes para estar preparados. Para Mato, “la facturación electrónica es una herramienta imprescindible para toda empresa, ya sea para cumplir con la ley, para agilizar procesos, para competir en el mercado o por cualquier motivo empresarial”.
Ventajas de la facturación electrónica
Ahorro de costes operativos. Una de las principales ventajas de la facturación electrónica es la reducción de los costes operativos. Al mismo tiempo, se minimizan los errores manuales, los cuales también suelen ocasionar costes adicionales que con una factura online se ahorra.
Mayor eficiencia y rapidez en los procesos. Con la factura electrónica, los procesos de negocio internos y externos son mucho más ágiles. Sin ir más lejos, desde la generación hasta la recepción de una factura y el pago de la misma. Los tiempos se reducen significativamente. Esta ventaja permite a las empresas gestionar grandes volúmenes de facturas online sin sufrir retrasos ni complicaciones.
Cumplimiento normativo asegurado. Desde la perspectiva jurídica, la implantación de la factura electrónica en muchos países como España obliga a las empresas a adaptarse a las normativas vigentes. En ese contexto, con un software especializado, el cumplimiento de estas leyes y regulaciones está más que garantizado. O sea, que se evitan sanciones y conflictos de carácter legal.
Reducción del impacto medioambiental. La transición hacia la facturación digital contribuye directamente a la sostenibilidad. Al reducir el uso de papel y los procesos asociados a su producción y transporte, las empresas disminuyen su huella de carbono y ayudan a la protección del medioambiente. Los negocios responsables en este sentido proyectan una mejor imagen.
Mayor seguridad en la gestión documental. La factura electrónica ofrece altos niveles de seguridad a cualquier tipo de organización. Los sistemas de facturación digital utilizan tecnologías de encriptación y almacenamiento en la nube. De esta manera, protegen la información contra el acceso no autorizado y aseguran su integridad y la de los documentos y archivos que almacena.
Facilita la automatización de procesos. Gracias a la facturación electrónica, también se va a tener la posibilidad de integrar soluciones automatizadas que permitan, entre otras cosas, dedicar más tiempo a tareas que no sean puramente mecánicas.
Otros beneficios de la factura electrónica
Mejora la relación con clientes y proveedores. Otra ventaja que hay que poner en valor es la agilidad y la transparencia que aporta la factura digital acortando los ciclos de tramitación y permitiendo un acceso más rápido a las facturas. El facilitar entregas más rápidas y precisas, puede generar más confianza entre clientes y proveedores.
Acceso global y almacenamiento en la nube. Con los sistemas de facturación electrónica, las empresas y sus equipos podrán acceder a sus documentos desde cualquier lugar y en todo momento. Además, el almacenamiento en la nube hace que se tenga plena disponibilidad de los datos y elimina los riesgos que conllevaría la pérdida de documentos físicos.
Mejora de la productividad del equipo financiero. La facturación electrónica hace que los equipos financieros, al tener acceso a datos actualizados y precisos, se puedan enfocar en tareas más estratégicas como asesorar más proactivamente al cliente, anticipar necesidades, identificar oportunidades de ahorro y optimizar su planificación fiscal. De esta manera, no destinan tanto tiempo a gestiones manuales y de menos valor. Por consiguiente, incrementa la productividad y favorece la toma de decisiones basadas en datos.
Mayor transparencia y trazabilidad. También hay que tener en cuenta como ventaja de la facturación electrónica el hecho de que ofrece unos registros detallados y centralizados de todas las transacciones del negocio. Por lo tanto, facilita las auditorías y las revisiones y permite colaborar en la lucha contra el fraude fiscal. Esta trazabilidad reduce riesgos y mejora el control interno.
Reducción de errores humanos. Los errores manuales, como la inclusión de datos incorrectos o duplicados, son frecuentes en la facturación tradicional. La digitalización minimiza estos fallos gracias a la validación automática de los datos ingresados.
Incremento de la competitividad empresarial. Adoptar la facturación electrónica posiciona a las empresas como organizaciones modernas y que están adaptadas a las nuevas tecnologías. Por consiguiente, la organización ofrece una mejor imagen corporativa, lo cual puede ser un factor decisivo en licitaciones o en colaboraciones empresariales.
