La rentabilidad de una asesoría rara vez se pierde por una única gran decisión equivocada. Con frecuencia se erosiona poco a poco, a través de clientes, precios, horas y hábitos de gestión que se han ido normalizando con el tiempo. Identificar los principales errores de gestión que más dinero hacen que pierdas puede ser el primer paso para construir un negocio más rentable y mejor gestionado.
¿Por dónde se está escapando el beneficio?
¿Cuánto dinero pierde tu asesoría cada año sin que aparezca claramente en ninguna línea de la cuenta de resultados?
En TAB trabajamos con empresarios y directivos de pymes de sectores muy diferentes y vemos determinados problemas de gestión que se repiten con frecuencia. Una asesoría tiene sus particularidades, pero también es una empresa: tiene clientes, personas, costes, una capacidad limitada y unos recursos que debe utilizar de la mejor manera posible.
Puede ser un cliente que exige mucho más de lo que paga, una tarifa que nadie ha revisado en años, un equipo siempre ocupado pero no necesariamente productivo, un propietario dedicando tiempo a tareas que no requieren de un propietario o decisiones importantes tomadas con información insuficiente.
Por separado, ninguna de estas situaciones parece especialmente grave. Cuando se repiten en cientos de clientes, miles de horas y doce meses de actividad, el efecto puede ser muy distinto.
Analizamos a continuación los 5 errores de gestión que suelen ser responsables de esa disminución del beneficio.
1.Mantener clientes que consumen más de lo que aportan
No todos los clientes son necesariamente buenos clientes para el negocio.
Hay clientes que pagan puntualmente, llevan muchos años con nosotros y, a primera vista, no generan ningún problema. Sin embargo, al analizar la relación con más detalle pueden aparecer llamadas constantes, urgencias, excepciones, correcciones, reuniones no previstas, consultas que quedan fuera del servicio acordado o trabajos que terminan llegando a las personas con más experiencia del equipo.
Gran parte de ese coste permanece oculto. Vemos la facturación del cliente, pero no siempre vemos con la misma claridad todo lo que la organización tiene que poner al otro lado para mantenerla.
Revisar estas relaciones permite entender qué clientes queremos desarrollar, cuáles necesitan cambiar y cuáles quizá ya no tienen sentido para la empresa, sin que eso implique empezar a prescindir de ellos mañana.
Una pregunta para tu despacho: si hoy pudieras elegir de nuevo a todos tus clientes, ¿volverías a aceptar a todos?
2.Poner precio por costumbre, no por realidad
¿Cuándo fue la última vez que revisaste de verdad cómo ha cambiado el servicio que prestas a un cliente? No solo cuándo subiste la tarifa, sino cómo ha evolucionado lo que ese cliente necesita de tu despacho.
Con los años, el cliente puede haber crecido. Puede tener más empleados, operaciones, necesidades y expectativas. Quizá ahora espera respuestas más rápidas, más reuniones, más asesoramiento o mayor disponibilidad. Mientras tanto, también han aumentado los costes del despacho y de las personas que prestan ese servicio.
La tarifa, en cambio, muchas veces tiene memoria. Se estableció hace años y se ha ido actualizando ligeramente, o no, porque revisarla obliga a mantener una conversación que preferimos posponer.
El riesgo está en permitir que el precio se convierta en una decisión heredada en lugar de seguir siendo una decisión de gestión.
Cada cliente puede requerir una tarifa distinta. Lo importante es que exista una lógica detrás de lo que cobramos y de los recursos que estamos dispuestos a dedicar a cambio.
Un pequeño desajuste puede parecer irrelevante en un cliente. Multiplicado por cien, deja de serlo.
Una pregunta para tu despacho: ¿Cuántas de tus tarifas actuales volverías a fijar exactamente igual si hoy empezaras desde cero?
3. Confundir estar ocupado con ser productivo
Hay una frase que se escucha constantemente en empresas de todo tipo: «Estamos a tope».
Y seguramente sea verdad. La cuestión es qué parte de toda esa actividad se convierte en trabajo útil y qué parte consume capacidad sin aportar lo mismo.
Una agenda llena, cientos de correos y un equipo resolviendo asuntos constantemente generan una enorme sensación de actividad. Pero conviene mirar qué hay dentro de esas horas.
¿Cuánto tiempo se dedica a buscar información que debería estar accesible? ¿A corregir trabajos? ¿A reuniones que no terminan en decisiones? ¿A interrupciones? ¿A tareas que se hacen porque siempre se han hecho así?
Exigir que las personas trabajen más rápido difícilmente resolverá el problema si muchas ya trabajan suficientemente rápido. La pregunta de gestión es otra: ¿estamos aprovechando bien la capacidad que ya tenemos?
Antes de concluir que necesitamos otra persona, más horas o más tecnología, merece la pena entender dónde se está yendo realmente el tiempo. Incorporar más capacidad a un sistema que desperdicia capacidad puede hacer más grande el problema.
Una pregunta para tu despacho: si mañana recuperases un 10 % de la capacidad de tu equipo, ¿sabrías dónde encontrarla?
4. Utilizar al socio como el recurso más caro de la empresa
Imaginemos una hora del socio de una asesoría.
Puede dedicarla a resolver una incidencia que otra persona podría solucionar, revisar un trabajo, responder una consulta rutinaria o entrar en una reunión porque «si no estoy yo, no se decide».
Esa hora tiene un coste que va más allá del tiempo empleado. También cuenta todo aquello a lo que el socio no ha dedicado esa hora: una conversación con un cliente importante, una oportunidad comercial, desarrollar a una persona del equipo, analizar una decisión relevante o explorar una nueva línea de negocio.
Ese coste de oportunidad rara vez aparece en la cuenta de resultados y, precisamente por eso, resulta fácil ignorarlo.
En muchas pymes, el propietario o socio es uno de los recursos con mayor experiencia, conocimiento, relaciones y capacidad de decisión de toda la organización. Conviene preguntarse si aquello que ocupa su tiempo requiere realmente esa experiencia y esa responsabilidad.
La revisión consiste en decidir dónde aporta más valor su intervención, manteniendo su cercanía con los clientes y con el trabajo cuando sea necesaria.
Una pregunta para tu despacho: de todo lo que has hecho esta semana, ¿cuánto necesitaba realmente que lo hicieras tú?
5. Tomar decisiones importantes con demasiada poca información
Las asesorías viven rodeadas de información. La paradoja es que no siempre existe la misma calidad de información cuando miran hacia dentro.
¿Qué clientes generan realmente una buena contribución? ¿Dónde se concentra la capacidad del equipo? ¿Qué trabajos consumen más tiempo del previsto? ¿Qué está ocupando el tiempo de las personas más caras de la organización?
Tampoco hace falta convertir la empresa en un enorme cuadro de mandos. Tener más datos no garantiza disponer de mejor información. Lo importante es contar con unos pocos indicadores que permitan ver lo relevante, hacer mejores preguntas y decidir antes de que los problemas sean evidentes.
Cuando esa información falta, es fácil gestionar por sensaciones:
«Creo que este cliente es bueno».
«Me parece que necesitamos contratar a alguien».
«Estamos todos muy ocupados».
«Siempre hemos cobrado esto».
Quizá todas esas afirmaciones sean correctas. Pero una decisión importante merece algo más que un «creo».
Una pregunta para tu despacho: ¿Qué decisión importante estás tomando hoy basándote más en una sensación que en información?
Las pequeñas fugas también vacían el depósito
Probablemente ninguno de estos cinco errores vaya a poner en peligro una asesoría de un día para otro. Precisamente por eso pueden convivir durante mucho tiempo con la actividad cotidiana sin recibir demasiada atención.
Diez minutos aquí, una excepción allí, un precio que no revisamos, un cliente que consume demasiado o una hora del socio dedicada a algo que podría hacer otra persona parecen pérdidas pequeñas cuando se observan por separado. Repetidas entre cientos de clientes, varias personas y doce meses, pueden representar mucho dinero.
Además de preguntarnos cuánto factura la asesoría o cuánto ha crecido este año, merece la pena plantear otra cuestión: si pudieras recuperar mañana todo el dinero, tiempo y capacidad que hoy se pierde por problemas de gestión, ¿dónde lo encontrarías primero?
El próximo 15 de octubre profundizaremos en estas cinco áreas en el webinar «Los 5 errores de gestión que más dinero hacen perder a una asesoría», dentro del ciclo organizado por AECEM junto a TAB – El Consejo Alternativo.
Analizaremos cómo detectar estas fugas y, sobre todo, qué preguntas deberíamos hacernos para empezar a corregirlas. A veces, para encontrar nuevas oportunidades de rentabilidad no hace falta mirar fuera del despacho. Conviene mirar de otra manera lo que ya está ocurriendo dentro. Regístrate el webinar aquí.
